OBJETIVO

Registrar Devolución de dinero sea a favor o en contra generalmente cuando cliente o proveedor hace devolución de un producto cuya factura esta cancelada

REQUISITOS PREVIOS

Tener acceso al menú de Contabilidad / Comprobantes

¿Cómo regularizar factura de compra con saldo negativo?

TABLA DE CONTENIDO

• Introducción al problema
• Caso 1. El Proveedor genera una devolución del dinero
• Caso 2. El saldo se utilizará para una próxima compra

Introducción al problema

En ocasiones nos encontramos con facturas cuyo saldo pendiente queda en negativo, tal como visualizamos en la imagen:

Lo anterior porque la importación de la casilla “Cancelado” corresponde al pago original de la factura más el monto de la nota de crédito, valores que se reflejan en la pestaña “Pago”

Para regularizar este monto en negativo en la casilla “Pendiente” se dan dos situaciones:

Caso 1. El Proveedor genera una devolución del dinero

Para registrar la devolución del dinero con comprobante contable:

Ingrese en “Contabilidad / Comprobantes” para registrar la devolución indicando el banco o lugar de depósito donde ingresa el dinero, contra la cuenta de pasivo que se canceló dos veces.

Indique en la cuenta de pasivo el RUT del proveedor, y número de factura a la que hace referencia la Nota de Crédito.

La cuenta de pasivo que se cancela dos veces por lo general es “Proveedores Nacionales” pero de todas formas puede validar en la factura de compras pestaña “comprobantes”

Al validar la factura a la que se hace mención en el comprobante, se regulariza el monto cancelado, esto porque en la pestaña “Pagos” del mismo documento queda reflejado el comprobante contable en el que se reconoce la devolución del dinero.

Caso 2. El saldo se utilizará para una próxima compra

Ingrese a “Compras > Pagos” y busque el pago digitando el número de factura, seleccione el pago original recibido (que hace mención al banco).

Una vez que lo seleccione, edite el pago, y desde la barra lateral elimine el detalle

Nuevamente desde la barra lateral, pinche en nuevo para completar el detalle del pago, esta vez deshabilitando la casilla de selección “Pagar un documento”

Ya deshabilitada la casilla, los datos en la ventana emergente cambian, en ella indicaremos, “Importe” monto que quedará a favor (valor de la nota de crédito)

En “Tipo” seleccione “Anticipo a Proveedores” concepto que viene creado por defecto

Indique un concepto (y si desea, para un mejor orden a nivel de informes, asigne un número de Documento al anticipo)

Seleccione el Proveedor y pinche en Aceptar y luego guarde el pago

Los datos del encabezado, en cuanto a fecha en que se realiza el egreso y banco no han tenido modificaciones, pero sí el detalle en la cuadricula (como vemos en la imagen), donde ahora el monto recibido se reconoce como “Anticipo a Proveedores” por el mismo valor que se había registrado el pago original.

Al validar la factura, en la pestaña “Datos” la casilla “Pendiente” queda sin saldo, mientras en la pestaña “Pago” solo figura el pago que se genera automáticamente por la nota de crédito, que es el mismo valor en la casilla “ Cancelado”

Mientras la ficha del Proveedor, el apartado “Pendientes” reconoce el Anticipo a Proveedores que podrá aplicar a futuro para cancelar una factura, para mas información sobre como aplicar el anticipo revise nuestra entrada "Anticipo a Proveedores".