OBJETIVO

Registrar la apertura contable cuando se implementa el sistema, caso para el que explicaremos dos opciones, donde debe decidir cual es la que mas se adapta a la información que desea obtener del sistema, si los informes que desea obtener son a nivel de gestión o informes contables y dependiendo de ello decidir cual utilizará.

REQUISITOS PREVIOS

Considere que la apertura solo es necesaria al implementar el sistema, para los ejercicios posteriores las aperturas se registran al generar el Cierre del Ejercicio

¿Cómo registrar la apertura contable al implementar el sistema?

Ingrese en “Contabilidad / Comprobantes”, desde la barra lateral agregamos las cuentas que intervienen, indicando concepto…, además de valor. Termine de agregar en el detalle activos y pasivos. O bien de manera más práctica, copiar el detalle desde una planilla Excel, opción para la que recomendamos visitar la entrada Copiar/Pegar un comprobante contable desde Excel.

Para este comprobante explicaremos dos casos para detallar clientes y proveedores, los que priorizan el detalle en distintos tipos de informes.

TABLA DE CONTENIDOS:

• Caso 1. Apertura contable que prioriza la obtención de informes de gestión
  • Registre detalle del saldo de clientes y proveedores: Digitando uno a uno los documentos en el sistema
  • Registre detalle del saldo de clientes y proveedores:  A través del RCV del SII
  • Ventajas
  • Posibles desventajas
  • Revise nuestro tutorial
• Caso 2. Apertura contable que prioriza la obtención de informes contables
  • Detalle de Clientes y Proveedores en el comprobante contable
  • Ventajas
  • Posibles desventajas
  • Revise nuestro tutorial
• Detalle de Existencias, aplica en ambos casos

Caso 1. Apertura contable que prioriza la obtención de informes de gestión

Siga las instrucciones de la carga del comprobante al inicio de esta entrada. En el detalle del comprobante las cuentas con el saldo de clientes y proveedores las dejaremos con el saldo de la cuenta a la fecha de apertura, sin RUT y sin número de documento.

Para detallar el saldo de la cuenta de Clientes y Proveedores:

Registre detalle del saldo de clientes y proveedores: Digitando uno a uno los documentos en el sistema

Si los folios de estos documentos que componen el saldo son menores a los que existen en Laudus, ingrese en “Herramientas / Mantenimiento / Correlativos / Generar correlativos” digite los folios si es necesario uno a uno o bien por rangos cuando corresponda, para mayor información visite la entrada Generar Correlativos.

En “Ventas / Facturas, boletas / Pantalla completa” pinche en los binoculares, busque el folio que desea registrar, acepte y una vez en pantalla edite, deshabilite la casilla “Nula”, complete encabezado y detalle del documento, el que generalmente se incorpora con un producto genérico que no afecte stock, cantidad 1 y monto neto total.

En la misma pantalla, pestaña “Contabilidad y Cobro” deshabilite la casilla “Genera contabilidad” con el fin de evitar que el documento quede contabilizado dos veces, desde esta pantalla y desde el comprobante de apertura. Repita estos pasos para cada documento. Muy importante quitar la función “Genera contabilidad”. 

Lo mismo aplica para “Proveedores” ingrese en “Compras / Facturas, boletas”, presione nuevo y completando los datos del encabezado, no es necesario digitar detalle. Antes de guardar deshabilite la función “Genera contabilidad”.

Registre detalle del saldo de clientes y proveedores:  A través del RCV del SII

La opción del RCV del SII también es válida, pero deberá contener solo aquellas facturas que componen el saldo de la cuenta, sin que ello signifique modificar la estructura del archivo, de tener algún cambio no será posible subirlo al sistema. 

Si utiliza esta última opción ingrese en “Herramientas / Opciones / Contables” y deshabilite la función “Centralización automática” para ventas y compras, en “Permitir sin contabilidad” habilite ventas y compras, tal como muestra en la imagen. 

En caso contrario deberá editar cada documento para deshabilitar la función “Generar contabilidad”

Para proveedores, si desea Importar facturas de Compras desde el RCV del SII, o bien un archivo Excel, debe tener el mismo cuidado indicado para las ventas, en “Herramientas / Opciones / Contables”.

Ventajas

• Las facturas recién registradas podrán visualizarse en “Ventas / Clientes” dentro del apartado “Cuenta corriente” o bien en “Pendientes”.
• Cuando el cliente cancele el documento podrá registrarlo desde “Ventas / Cobros / Cobros” seleccionando la respectiva factura.
• En “Informes / Facturas de Ventas / Con saldo pendiente (ordenadas por cliente)” podrá visualizar los documentos registrados en la apertura, que no han sido cancelados. Este informe es independiente si el documento genera o no contabilidad. 

Posibles desventajas

• En “Herramientas / Informes / Contables / Informes de Contabilización / Análisis de cuentas por RUT…”, no podrá visualizar el detalle de facturas de ventas ingresadas sin generar contabilidad.
• En “Contabilidad / Mayor” al buscar la cuenta “Deudores por ventas”, el saldo inicial tendrá solo un total sin el detalle de las facturas que componen el saldo.

Revise nuestro tutorial

Viste en nuestro canal de YouTube Apertura Contable (Parte I)

Caso 2. Apertura contable que prioriza la obtención de informes contables

Detalle de Clientes y Proveedores en el comprobante contable

El comprobante digitado o copiado desde Excel, tendrá una característica distinta al anterior. En la cuadricula de detalle, para las cuentas de clientes y proveedores se agregan tantas líneas como facturas componen el saldo, indicando monto del documento, RUT y numero de documento, evitando generarlas desde “Ventas / Facturas, boletas” como en el “Caso 1”. 

Notará las siguientes ventajas y posibles desventajas que detallamos a continuación.

Ventajas

• En “Contabilidad / Mayor” la cuenta de proveedores o clientes detalla cada línea de la apertura con el número de documento, monto, RUT y nombre del cliente. 

• En “Herramientas / Informes / Contables / Informes de Contabilización / Análisis de cuentas por RUT…” para las cuentas de clientes o proveedores se visualiza el dato de la apertura con el detalle de cliente, monto y número de factura.
• En “Ventas/ Clientes” solo en el apartado “Cuenta corriente” podemos visualizar la factura registrada a través del comprobante. 

Posibles desventajas

• Las facturas registradas de esta forma no se visualizarán en “Herramientas / Informes / Facturas de Ventas / Con saldo pendiente (ordenadas por cliente)”, este solo refleja los movimientos registrados a través del modulo y no aquellos registrados a través de un comprobante contable, como es el caso del asiento de apertura.
• Las facturas registradas a través del comprobante deben ser canceladas a través de esta misma pantalla, identificando RUT y numero de documento. Este registro no valida, valores, tampoco si el documento existe, solo cuadra debe y haber del comprobante.

Revise nuestro tutorial

Visite en nuestro canal de YouTube Apertura Contable (Parte II)

Detalle de Existencias, aplica en ambos casos

Para el detalle de la cuenta “Existencias”, debe corresponder al stock valorizado a la fecha de apertura, ingrese en “Producción / Ingresos a Bodega”, presione “nuevo” digite los datos del encabezado y con la barra lateral el detalle de los productos con cantidades y costos unitarios de acuerdo al método de valorización utilizado, el total de este comprobante debiese ser el mismo digitado en la apertura. Importante deshabilitar la función “Excluir del cierre del ejercicio” de manera de evitar la duplicidad del valor de mercaderías en el costo de venta que propone el sistema.