OBJETIVO

En esta entrada revisaremos distintos casos que se pueden presentar al eliminar un comprobante contable, esto puede ser uno a uno, o de forma masiva

REQUISITOS PREVIOS

Debe tener permiso a los distintos menús desde donde se generan las centralizaciones automáticas, sea Compras, Pagos, Ventas, Cobros, así como permisos para modificar o eliminar movimientos.

Casos comunes al intentar editar o eliminar comprobantes contables

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Por qué no puedo eliminar un comprobante contable desde “Contabilidad / Comprobantes”?
• ¿Cómo puedo modificar una cuenta contable en un comprobante que se generó automáticamente desde Ventas o compras?
• ¿Cómo eliminar comprobante contable de factura que no deseo genere contabilidad?
• ¿Cómo puedo modificar de forma masiva la cuenta contable asociada a un proveedor?

¿Por qué no puedo eliminar un comprobante contable desde “Contabilidad / Comprobantes”?

En ocasiones al intentar eliminar un comprobante contable aparece un mensaje similar al que muestra en la imagen, y no permite completar la acción.

Esto sucede con comprobantes que provienen de una centralización automática desde el menú de Ventas, o Compras, por esta razón debe ingresar al respectivo menú para eliminar el movimiento. 

Por ejemplo, tratándose del comprobante en la imagen, ingresamos en “Compras / Pagos” (el movimiento que deseamos eliminar hace mención a un pago, así podría ser a un cobro en ventas, o gastos, en cuyo caso se trata de una factura de compra). Una vez en la pantalla busque factura o bien número de comprobante que desea eliminar.

¿Cómo puedo modificar una cuenta contable en un comprobante que se generó automáticamente desde Ventas o compras?

Si lo que desea es regenerar el comprobante, por ejemplo, por un cambio de cuenta contable en la ficha del proveedor (en el campo “cuenta”), una vez realizado el cambio en “Compras / Proveedores”, ingrese nuevamente en “Compras / Pagos”, edite, y vuelva a grabar el movimiento, se actualizará el comprobante contable, manteniendo la numeración y reconociendo los respectivos cambios. Lo mismo desde una factura de compras en “Compras / Facturas, boletas” o bien desde el menú de ventas.

Si lo que desea es modificar la cuenta de gasto en el comprobante, edite la factura de compra, y modifique el campo cuenta gasto en el encabezado, o bien asigne una en la cuadricula de detalle, al momento de grabar se actualizan los datos en el comprobante contable.

¿Cómo eliminar comprobante contable de factura que no deseo genere contabilidad?

En caso de necesitar dejar una factura de compra o venta sin generar contabilidad, en lugar de eliminar el comprobante desde “Contabilidad / Comprobantes”, ingrese (según corresponda) en “Ventas / Facturas, boletas / Pantalla completa” o “Compras / Facturas, boletas”, edite el movimiento, deshabilite la casilla “Generar contabilidad” y grabe, el movimiento quedará registrado en la ficha del cliente o proveedor pero no generará contabilidad, este tipo de situaciones se puede dar para movimientos que forman parte de la apertura contable.

¿Cómo puedo modificar de forma masiva la cuenta contable asociada a un proveedor?

Para nuestro ejemplo, el proveedor emisor de Boletas de honorarios, donde la centralización asumió la cuenta contable “Proveedores Nacionales”.

En este caso ingrese en “Compras / Proveedores”. En el campo “Cuenta” indique aquella donde reconocerá la deuda, por ejemplo “Honorarios por Pagar”. 

Ingrese ahora en “Contabilidad / Utilidades / Generar contabilidad”, seleccione “Compras” y “Pagos” de esta forma tanto el registro del documento al proveedor como el posterior pago, quedarán registrados a la misma cuenta contable. Digite además una fecha desde – hasta para indicar en que periodo se encuentran los documentos que desea modificar, con esta información presione en “Generar”, una vez que finalice el proceso se muestra el mensaje en pantalla

Al volver a cualquier de los documentos donde hace mención a el o los proveedores modificados, podrá notar el cambio.

Es importante mencionar que los cambios masivos solo se pueden realizar en la cuenta donde reconoce la deuda, y que vienen asignadas desde cuentas tipo o bien en la ficha del cliente / proveedor, no así para cuentas de gasto o ingreso en las que pueden tener diferencias entre la cuenta asociada en la ficha versus la indicada directamente sobre en el movimiento, en ese caso el cambio debe ser uno a uno.