OBJETIVO

Crear nuevas cuentas contables y resolver algunas preguntas frecuentes sobre el análisis de ellas, a nivel de RUT o Centros de Costos

REQUISITOS PREVIOS

Solo contar con los permisos necesarios para acceder, crear y modificar datos en esta pantalla

Creación de cuentas contables y sus parametrizaciones

En ocasiones las preguntas más recurrentes en cuanto al plan contable suelen ser:

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Cómo crear, editar o eliminar cuentas contables?
• ¿Existe otra parametrización necesaria al crear una cuenta contable?
• ¿Puedo asociar un centro de costo a la cuenta contable?
• ¿Cómo puedo indicar que una cuenta contable requiere análisis?
• ¿Dónde se define el largo de cuenta contable final?

¿Cómo crear, editar o eliminar cuentas contables?

Ingrese en “Contabilidad / Plan Contable” pinche sobre aquella carpeta donde desea crear la cuenta, para validar el número que debe crear presionando sobre el signo “+”, por ejemplo, si es cuenta de Activo, abra la respectiva carpeta hasta llegar aquella donde muestre las cuentas finales de 7 dígitos.

Presione en nuevo y digite en la parte superior “Cuenta” y “Nombre”. El campo “Cuenta” es numérico, generalmente de 7 dígitos a no ser que haya parametrizado una cantidad distinta en las Opciones Contables.

Importante, la numeración debe comenzar con los primeros 4 o 5 dígitos de la carpeta o grupo donde se creará la cuenta (dependiendo de la cantidad de niveles que existen antes de llegar a las cuentas finales), y debe continuar con la numeración disponible, esto puede ser aquel número que continúa luego del último creado o bien, alguno que haya quedado disponible (como el que está en la imagen), con estos datos ya puede grabar.

Puede también editar el nombre de alguna cuenta ya existente, por ejemplo, dentro de “Gastos” posicionado sobre la cuenta contable, en la barra de navegación edite y modifique este dato, y grabe.

En cuanto a la eliminación de las cuentas contables solo es posible cuando este no tenga movimientos asociados, en caso contrario arrojará el siguiente mensaje

Aconsejamos no eliminar aquellas cuentas que el sistema necesita en centralizaciones automáticas, como por ejemplo “Cheques en Cartera” “Cheques por Pagar”, o las asociadas en “Contabilidad / Cuentas tipo”, en caso que alguna de ellas no tenga movimiento estas no aparecen en los estados financieros.

¿Existe otra parametrización necesaria al crear una cuenta contable?

Para este tipo de cuentas no existen parametrizaciones adicionales, puesto que por defecto el sistema las trae creadas en “Contabilidad / Cuentas Tipo”, con excepción de la cuenta “Deuda del IVA Importador” que revisamos en la entrada sobre este tema.

¿Puedo asociar un centro de costo a la cuenta contable?

El Centro de costo se asocia al momento de registrar el movimiento, sea cobro, pago, factura de compra o venta, comprobantes o empleados y liquidaciones, ya que una misma cuenta puede estar asociada a distintos centros de costos. De esta manera evita crear una cantidad excesiva de cuentas que a futuro no puede utilizar si el centro de costo se discontinua.

¿Cómo puedo indicar que una cuenta contable requiere análisis?

En Laudus no indicamos esta condición, por defecto todas las cuentas de Activo y Pasivo, como clientes, proveedores, remuneraciones por pagar, por mencionar algunas, al registrarse por el respectivo menú en ventas, compras, o personal asume el RUT al cual hace referencia.

Si desea que la cuenta de gastos en compras, o ventas, por defecto asuma también el RUT de referencia al registrar el documento, ingrese en "Herramientas / Opciones / Contables" para habilitar las funciones "Centralizar Ingresos / gastos con RUT"

Por otra parte, al registrador un comprobante contable podrá indicar el respectivo RUT (presionando CTRL B), número de documento y centro de costo para cualquier tipo de cuenta, Activo, Pasivo, Gasto o Ingreso.

En “Contabilidad / Mayor” cada cuenta se registrarán datos estos por lo que podrá llevar a Excel para analizar, así como también ingresar en “Herramientas / Informes / Informes de Contabilización” para obtener distintos informes de análisis ordenados por RUT.

¿Dónde se define el largo de cuenta contable final?

Por defecto Laudus trae definido 7 dígitos, el cual recomendamos mantener para conservar el plan de cuentas que trae por defecto. Si de todas las formas quiere modificar la cantidad deberá hacerlo en “Herramientas / Opciones / Contables”, en “Dígitos de cuenta contable”.

De aumentar la cantidad deberá modificar el plan de cuentas, puesto que el largo se completará con “0” para llegar a la nueva cantidad indicada. Revise también en “Contabilidad / Cuentas tipo” que las cuentas contables o grupos no tengan diferencias.