Guías de Despacho: Casos Especiales (Anulación, Stock, No Venta, Exportación)

En este artículo se resuelven algunas consultas relacionadas a procedimientos en casos especiales para emitir, reutilizar o anular Guías de Despacho Electrónicas

TABLA DE CONTENIDOS

• Reutilización de Guía de Despacho: ¿Cómo vuelvo a facturar una Guía de despacho que fue utilizada en una factura anulada?
• Entrega de Productos que No Constituyen Venta (donaciones /muestras / regalos / traslados internos?
• ¿Es posible generar una Guía de Despacho que No Rebaje Stock?
• Emisión de Guía de Despacho a Cliente Extranjero
• Anulación de Guías de Despacho Aceptadas por el SII
• ¿Es posible emitir una Guía de Despacho Electrónica con una fecha futura (ej. emitir hoy con fecha de mañana)?

Reutilización de Guía de Despacho: ¿Cómo vuelvo a facturar una Guía de despacho que fue utilizada en una factura anulada?

Si al intentar facturar nuevamente el sistema indica que la guía ya fue utilizada o no llama los saldos, significa que la guía sigue trazada a la factura anulada. Debe borrar el trazado para liberarla. 

Siga los siguientes 5 pasos:

1. Ingrese en Herramientas > Mantenimiento > Reasignar trazado. 
2. A la izquierda seleccione “Guía” y digite el folio, al costado derecho seleccione “Factura”, en el desplegable seleccione “Electrónica” y digite el folio anulado con NC
3. Pulse en “Marcar Todas”
4. Pulse en “Borrar Trazado”, el sistema solicitará confirmación, y presione en “Cerrar”
5. Ingrese en Ventas/Facturas… pulse en crear una nueva factura y vuelva a asociar la guía

Entrega de Productos que No Constituyen Venta (donaciones /muestras / regalos / traslados internos?

Para respaldar la entrega de productos sin que constituyan una venta, usted debe emitir una Guía de Despacho que No es Venta. Asegurándose de desmarcar la casilla “Es Venta”, e indicar o crear el respectivo “Motivo” de traslado de bienes.

Los pasos son los siguientes:

1. Ingrese en “Ventas/Guías de despacho” y presione en crear un nuevo documento
2. En el encabezado, asegúrese de desmarcar la casilla “Es Venta”
3. En ese momento se habilita la casilla “Motivo”, seleccione el tipo de movimiento que realizará. En caso de no estar creado presione sobre la casilla “Motivo” el botón derecho del mouse para crear uno “Nuevo”, importante además del nombre, será seleccionar el “Tipo predefinido por el SII”
4. Termine de completar datos del encabezado y detalle de productos que se despacharán para guardar y enviar al SII.

Consulte el procedimiento detallado en nuestra guía sobre Guías de despacho que No Constituyen Venta 

¿Es posible generar una Guía de Despacho que No Rebaje Stock?

La única alternativa para emitir una Guía de Despacho que no mueva stock, es utilizar un código de producto "no afecto a stock" y que permita descripciones libres. Esto permite replicar el ítem tantas veces como necesite en la guía, modificando la descripción de cada uno según el detalle de los productos a despachar.

Para crear el producto con estas características siga los siguientes pasos:

1. Ingrese en “Producción/Productos”
2. Pulse en “nuevo” y complete los datos obligatorios indicando algún nombre genérico
3. Habilite la casilla “Permitir Descripciones Libres” 
4. Deshabilite la casilla “Afecto a Stock”

Una vez creado podrá asociarlo en la respectiva guía de despacho

Emisión de Guía de Despacho a Cliente Extranjero

La Guía de Despacho siempre debe ser emitida a nombre de la Agencia de Aduanas (o el consignatario final en el puerto de embarque), mientras que la Factura de Exportación se emite al cliente extranjero. 

Siga estos pasos para evitar errores de asociación y stock:

1.- Guía de Despacho (A la Agencia)

• Emitida al RUT de la Agencia de Aduanas.
• Crucial: Deshabilite la casilla “Es Venta”. Esto evita un conflicto de RUT que impediría que la guía quede pendiente de facturar. 

2.- Factura de Exportación:

• Emitida a nombre del cliente extranjero (o su RUT genérico).
• Para evitar el doble descuento de stock (ya descontado por la Guía), use la función "no mueve stock (despachar más tardar)", o bien utilice productos genéricos no afectos a stock.

IMPORTANTE! La guía no puede ser enganchada a la factura por pertener a RUT diferentes. Consulte en el enlace para detalles sobre la factura "No mueve stock (despachar mas tarde)"

Anulación de Guías de Despacho Aceptadas por el SII

En Laudus, presione en “Eliminar” o bien edite y habilite la casilla “Nula” y guarde. En el SII no deberá realizar ninguna gestión, la constancia queda registrada el Libro de Guías de Despacho Electrónico, que puede obtener dentro de los informes “Contables”. Este archivo no se envía regularmente al SII; sólo se envía a requerimiento del Servicio.

Para obtener el libro siga los siguientes pasos:

1. Ingrese en “Herramientas/Informes/Contables/Libro de Ventas/Libro de Guías Electrónico”
2. Presione doble clic sobre el libro, y digite el número de solicitud que entrega el SII.

¿Es posible emitir una Guía de Despacho Electrónica con una fecha futura (ej. emitir hoy con fecha de mañana)?

Sí, independiente de la fecha la guía será aceptada por el SII o Aceptada con Reparos, pero en ambos casos es válida.